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Los diez errores más comunes en la administración del tiempo.

13 dic 2016

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La administración del tiempo es uno de los grandes caballos de batalla de muchas personas. En muchas ocasiones el no saber administrar el tiempo disponible de manera adecuada genera estrés e insatisfacción. Pero gestionando el tiempo adecuadamente es posible cumplir con todas las obligaciones e incluir otras actividades complementarias.

 

A la hora de administrar el tiempo hay una serie de errores comunes que se cometen cuya solución ayuda a mejorar la gestión del tiempo disponible.

Todas las personas somos capaces de manejar el tiempo con eficacia, pero para hacerlo es necesario identificar primero qué estamos haciendo mal.




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1.  No mantener una lista de tareas pendientes

Si alguna vez ha tenido la sensación de haber dejado de hacer algo importante entenderá la necesidad de tener una lista de tareas pendientes bien hecha. Es importante que esta lista esté organizada por prioridades y que muestre las tareas que deben hacerse a una hora y en un momento determinado. Existen muchas herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar esta tarea.

2.  No tener metas personales

Es importante tener una meta hacia la que caminar, por sencilla que sea. El establecimiento de metas personales es esencial para gestionar bien el tiempo, porque los objetivos ofrecen un destino al cual llegar. Cuando sabemos a dónde queremos ir podemos administrar nuestras prioridades, nuestro tiempo y nuestros recursos para llegar allí. Las metas también nos ayudan a decidir en lo que vale la pena emplear el tiempo y diferenciarlo de lo que es sólo una distracción.

Metas personales.jpg

3. No establecer prioridades

No siempre es fácil establecer prioridades, sobre todo cuando nos encontramos con una gran cantidad de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial para aprender a priorizar las tareas con eficacia para administrar mejor el tiempo.

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4. No saber dominar las distracciones

Identificar cuáles son las acciones o circunstancias que nos distraen es fundamental para poder dominarlas. El correo electrónico, el teléfono, las aplicaciones de mensajería instantánea, la televisión o la radio son algunas de las circunstancias que distraen y hacen perder la concentración, y con las que se pierde una gran cantidad de tiempo. Para gestionar el tiempo de forma eficaz es necesario minimizar la distracciones y gestionar las interrupciones de forma efectiva. Por ejemplo, delimitar un tiempo diario a la lectura del correo y a la contestación de mensajes, apagando los chats y servicios de mensajería e incluso apagando el teléfono o rechazando las llamadas cuando no sea una cuestión ineludible. Gestionar las interrupciones mejora la concentración y, por lo tanto, la productividad.

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5.  Dilación o procrastinación

La dilación o procrastinación se produce cuando se posponen las tareas que deben hacerse y se hacen otras pensando que se está haciendo algo útil cuando en realidad no lo es. Muchas veces el problema es que se teme empezar la tarea y se divaga sin hacer realmente nada y perdiendo el tiempo.

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6.  Querer hacer demasiadas cosas

Cuando no se sabe decir “no” el número de tareas y de compromisos crece y crece. Esto puede conducir a la obtención de malos resultados, a padecer estrés y a tener baja la moral. Es fundamental que cada persona se haga dueña de su propio tiempo y que aprenda a decir “no” o, al menos, a decidir cuándo.

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7.  Necesidad de estar siempre ocupado

Algunas personas necesitan estar siempre ocupadas y con mucho ajetreo a su alrededor. Pero esto no es sinónimo de eficacia y produce un gran estrés. Es necesario reducir la velocidad del día a día y aprender a tomar descansos para reponer las energías, en vez de llegar al final del día con un peso que no se pueda soportar en la espalda.

Multitarea.jpg

8.  Multitarea

Esta palabra que está tan de moda es símbolo del día a día de mucha gente: escribir un email mientras se habla por teléfono, preparar la comida mientras contestas un mensaje o comer mientras lees en el dispositivo móvil algo urgente son algunos ejemplos. Pero, aunque se piense que así se aprovecha mejor el tiempo lo cierto es que se reduce la productividad y la eficacia y en muchos casos se alarga el tiempo de ejecución de las tareas porque no se le está dedicando a cada tarea el 100% de los recursos, y en muchos casos, se cometen errores que hacen perder mucho tiempo. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y centrarse en las tareas de una tarea a la vez.

 

Descansar en la oficina.jpg 

9.  No descansar

Es imposible concentrarse y ser productivo en el trabajo o en el estudio sin darse un tiempo para descansar y recargar energías. El descanso permite pensar de forma creativa y trabajar con eficacia.

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10.  Programar las tareas de forma ineficaz

 

Hay que conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el propio ritmo para organizar las tareas. Hay quienes son mejor produciendo a primera hora de la mañana, para otros la tarde es ideal para acertar en sus objetivos, y están los menos que trabajan de noche mejor de lo que lo harían con la luz del sol. Es importante conocer a qué hora del día se es más productivo para aprovecharlo de la mejor manera.

 


Tal y como se planteó al principio hay muchas aplicaciones y herramientas tecnológicas para la administración del tiempo, pero si caemos en cualquiera de estos errores, seguramente el tiempo se irá evaporando sin que nos demos cuenta. La disciplina sigue y seguirá siendo la principal herramienta para llevar nuestras tareas a buen puerto.

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