Los 4 secretos para maximizar la administración del tiempo.

El ritmo moderno y ocupado de hoy en día se refleja constantemente en nuestras vidas al tener largas listas de cosas por hacer tanto en el hogar, en el trabajo o en los estudios. Es por lo tanto relevante aprender a identificar lo que es importante de lo menos importante y diferenciar lo que es urgente de lo no urgente, lo cual ayuda a encontrar el equilibrio necesario entre familia y trabajo para administración del tiempo.

De no lograr un balance deseado  podríamos sentirnos agotados al final del día y en muchos casos frustrados por no haber alcanzado las metas que deseábamos lograr a pesar de un denodado esfuerzo.

¿Cómo lograr la eficiencia en el manejo del tiempo cuando hay tantas tareas que atender y cuando todo parece importante? Para intentar contestar esta pregunta veremos la matriz de manejo del tiempo desarrollado por Stephen Covey en su bestseller ‘The 7 habits of highly effective people’

Cuadrantes en el manejo del tiempo

Organizar y ejecutar actividades alrededor de prioridades apunta a ser una de las claves para ‘controlar’ o darle un mejor uso al tiempo. Covey ilustra ese precepto con los cuatro cuadrantes divididos por Urgente, No Urgente, Importante y No Importante.

“Urgente” significa (como su palabra lo indica) que no puede esperar, que debe ser atendido inmediatamente. No hay forma de eludirlo, debe actuarse enseguida. Por lo general los asuntos urgentes son asuntos ‘visibles’ que llaman nuestra atención, que están ocurriendo en ese instante. Algunos de esos asuntos urgentes no necesariamente son importantes.

“Importante” tiene que ver con resultados, con metas a lograr en un tiempo establecido o ideal. En algunos casos lo importante no necesariamente tiene que estar ligado con lo urgente, lo que significa  que si no estamos lo suficientemente equipados para distinguir la importancia de ciertos eventos en la consecución de las metas y darle la prioridad que amerita, podríamos dedicar un tiempo valioso en casos urgentes solo porque están visibles y llaman nuestra atención descuidahdo lo importante, y por lo tanto, retrasando potencialmente o no cumpliendo las metas claves dentro de las fechas topes.   

Cuadrante I – Urgente e Importante

Las personas que constantemente están en este cuadrante se encuentran en el modo de ‘apaga fuegos’. Toda situación es una crisis, una urgencia. No hay tiempo para reflexionar o analizar. Si no se controla o mueve a otro cuadrante este ciclo vicioso aumentará irremediablemente. En ocasiones y para tener un escape estas personas podrían ubicarse en el Cuadrante IV para lograr un respiro pero es solo una situación transitoria e inefectiva. Según Covey podrían dedicar 90% al cuadrante I y el resto del 10% al cuadrante IV.

Cuadrante III – Urgente y No Importante

Una vez más lo urgente impera en tareas menos importantes o trascendentales.  Aun cuando los que están estacionados en este cuadrante pudieran creer que están en el cuadrante I están simplemente reaccionando a actividades que no merecen la pena o que no traerán los resultados esperados por mucho que se dedique tiempo y esfuerzo.

Cuadrante IV – No Urgente y No Importante

Sin lugar dudas puede concluirse que es una pérdida de tiempo y esfuerzo dedicarse a las actividades del cuadrante IV.

Covey afirma que las personas que emplean su tiempo exclusivamente en los cuadrantes III y IV básicamente llevan unas vidas irresponsables.

Cuadrante II – No Urgente

Finalmente las personas que efectivamente tienen un buen manejo del tiempo están dedicadas al cuadrante II y alejadas del cuadrante III y IV.

Las personas que están en el cuadrante II lidian con los aspectos importantes pero al mismo tiempo actividades que no son urgentes. De allí lo difícil de estar plantados en ese cuadrante. Lo urgente nos obliga a ‘atacar’ porque esta visible, lo importante pero no urgente puede estar opacado o escondido a los ojos de cualquier persona si esta no está centrada en la visión, en el propósito, en la planificación, en la meta a largo plazo.

Conocer en que cuadrante se encuentra lo ayudará a tomar las medidas necesarias para mantener la tranquilidad y paz en su ambiente de trabajo o negocio. Y esto por supuesto es lo que todos buscamos, manejar nuestro tiempo para contar con el suficiente para compartir tiempo en familia. Cuéntenos ¿Cómo maneja su tiempo en la oficina?