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5 claves secretas que le ayudarán en la administración del tiempo.

2 feb 2017

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Son las 5 de la tarde, la pila de documentos se convirtió en una montaña sobre el escritorio. Hay 6 llamadas perdidas en el celular. Tiene 3 reuniones pendientes o que pospuso y la bandeja de correos no hay forma de llevarla al día pues hay muchas cosas por hacer. Si su día a día es como se lo pintamos su administración del tiempo tiene graves problemas. Y si ha leído decenas de libros de administración del tiempo y asistido a múltiples seminarios sobre el tema, entonces podrás notar que sólo le servirán unas cosas. Por eso, a continuación, el resumen de 5 técnicas infalibles para mejorar la administración del tiempo.

12 cosas que no debe olvidar al viajar por negocios.


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Técnica #1: Haga y use listas

No hay una sola disciplina de administración de tiempo que no gire en torno a la creación y uso de listas. Y simplemente porque no es posible que guarde toda la información en su cabeza. Las listas más funcionales son cuatro:

  • La agenda. Ésta es anual y tiene los pendientes más importantes de cada día.
  • Lista de cosas que hacer. Es la básica, organizada por mes, semana y día.
  • Lista de personas a quien llamar. Está priorizada y organizada alfabéticamente clientes, proveedores y demás.
  • Planeación de conferencias. Ésta es una página para cada una de las personas con las que interactúo periodicamente, donde se anotan nuevas cosas para informarles, comunicarles o las ideas que surgen en juntas y conversaciones.

 

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Técnica #2: Apoye su memoria con folders

La idea es simple: Tiene 90 pendientes: lo divides en folders azules, rojos y blancos que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Imaginemos que tiene pensado dar seguimiento a un cliente el próximo mes. Tome un documento (nota, post-it, lo que sea) y márquelo con el número del día que planee llamarlo y colóquelo en el folder correspondiente para que lo recuerde. Si se usan bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarse.

Aunque existen muchos programas y apps que le ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado puede funcionar mejor y lo puede complementar con una versión virtual.

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Técnica #3: Minimice las reuniones

No todo necesita una reunión para llevarse a cabo. De hecho hasta son innecesarias. Para muchas personas, las reuniones son un lugar para esconderse, o para presumir ser importantes. Pero la mayoría de éstas no son necesarias, ni funcionales ni útiles para trabajar. Busque una estrategia para minimizarlas cuanto sea posible. Si usted es quien la dirige, procure ser breve y enfocado. Si tiene que asistir a alguna, analice si es necesario que lo haga. Si no, busque la manera de evitarla.

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Técnica #4: Bloquee su tiempo

Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previene que otras actividades ocupen tu lista. Por lo tanto, bloquee su propio tiempo en actividades relacionadas con trabajo de alto valor, lo que previene que otras actividades ocupen su lista, por ejemplo una reunión innecesaria.

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Técnica #5: Aprovecha los tiempos muertos

Hoy en día todo es portable. Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de cualquier tema –todo está disponible en internet, a través de su iPad, smartphone, Kindle, etc, o en CDs y DVDs. Puedes usar Youtube para ver gatos esquiando, o puede leer sobre un tema que le ayude en su negocio. No hay excusa para perder el tiempo mientras está en el aeropuerto para asistir a un importante viaje de negocios, atorado en el tráfico o esperando a que empiece un evento o una reunión. 

Muchas personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o correos electrónicos. Pero es un error por tres razones: uno, probablemente no está preparado para hacerlo y si es algo importante lo hará mediocremente; dos, es un mal precedente para aquellos con quienes se comunicará; y tres, le quita tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.


Además, el uso disciplinado del tiempo que todos los demás desperdician le da una ventaja. El escritor de thrillers legales, Scott Turow, escribió su primera novela usando los traslados matutinos en tren. Todos a su alrededor sólo mataban el tiempo. Para la mayoría de la gente, estos minutos son irrelevantes. No seas uno de ellos.

 

Y usted ¿qué técnicas usa para mejorar la administración de su tiempo?

 

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